Gjør rent i innboksen og få et bedre liv!


– Jeg vil ha all kommunikasjon som epost. Det er sånn jeg er vant med å jobbe!

Det var beskjeden jeg fikk fra en kollega etter at jeg laget et fellesskap i Connections for å samhandle der. Vedkommende, og mange andre (meg selv inkludert), har i alle år vært vant med å foreta all samhandling via epost. Vi brukte til og med innboksen som arkiv og selv epost med gigantiske vedlegg gikk rundt med “replay to all” ved selv den minste kommentar.

Det er ikke lett å endre inngrodde vaner. Og slett ikke dårlige vaner. Har man jobbet en menneskealder på samme måte og med de samme verktøyene er det ofte en smertefull prosess å endre seg.

Etter bare et par måneder i min nye jobb i en avdeling der man fremdeles brukte eposten som det viktigste arbeidsverktøyet, gikk mailboksen min full og nådde det tillatte taket. Jeg bare måtte redusere mengden av epost og få struktur på den.

Nylig leste jeg en artikkel om en av grunnene til at Facebook er blitt en så stor suksess. Der ble det fremhevet at nettopp muligheten for å bli varslet via epost når noen hadde tagget deg, poket deg (eller hva det nå heter), lagt inn et bilde eller en kommentar – gjorde at brukerne stadig måtte logge seg på for å se!

Jeg foreslo derfor for min kollega å hjelpe til med å sette opp RSS-feed i samhandlingsklienten sånn at vedkommende ville få varsel den veien. Men neida! Bare epost var godt nok.

Da kom jeg til å huske på et gammelt prinsipp fra de tidlige dagene mine i Lotus: Nemlig at arbeidsmetoden skal være tilpasset den måten den enkelte selv foretrekker å arbeide på. Så nå har jeg satt opp automatisk epostvarsling fra dette fellesskapet til vedkommende person. Og for meg funker like greit – for alle dokumentene og dialogene ligger fremdeles i fellesskapet, der de bør være. Og jeg konstaterer at de jeg samhandler med etterhvert, sakte, men sikkert, er i ferd med å endre samhandlingsmetode og benytte de nye sosiale verktøyene.

Jeg har lært tricket av min amerikanske kollega Chris Crummey. Han deler aldri noen presentasjoner eller dokumenter via epost. Han deler alt via fellesskap i og åpne dokument-arkiv i Connections (internt) eller LotusLive (eksternt). I beste fall får du kun en epost med en link fra ham. Med en beskjed om at neste gang må du selv oppsøke fillageret hans.

Selv er jeg interessert i å følge med i nye versjoner av noen av hans aller beste presentasjoner, så jeg har like godt abbonnert på varsel om oppdatinger. De varslene kommer ikke i epost, men dukker opp på nyhetstavla mi! Altså ikke noe mas.

Så hvordan klarer jeg nå å holde unna min egen inngående epost-strøm? Jo jeg gjør følgende:

Jeg leser alle nye eposter på bestemte tidspunkter om dagen. Setter av tid til det. Resten av tiden er reservert nødvendige og noen unødvendig bortkastede) møter, men mest til å utføre oppgavene mine. Det er tross alt aktivitetene og oppgavene som skaper resultatene. Møtene skaper ikke resultater, bare nye oppgaver.

I disse epost-halvtimene mine tar jeg umiddelbar beslutning om hva som skal skje med hver enkelt epost:

  1. Er dette noe jeg kan besvare på under to minutter, så gjør jeg det med en gang. Ute av syne – ute av sinn!
  2. Er dette noe som krever nærmere undersøkelser fra min side, på et senere tidspunkt, så setter jeg et flagg på eposten og går videre til neste epost.
  3. Er det noe som krever en aktivitet så gjør jeg eposten om til en “ToDo” med forfallsdato og kategori. Kategori kan være Møte, Telefon, Ærende, Epost etc. Bruk av kategorier gjør det lettere å ta todo-er i bulker, f.eks. sette seg ned og ta alle de telefonene som står på listen, besvare alle de epostene som står på listen osv.
  4. Er dette noe som egentlig skal gjøres av noen andre, gjør jeg eposten om til en ToDo og delegerer den til en annen, med tidsfrist. Når oppgaven er gjort vil det synes i min ToDo-liste.
  5. Jeg vurderer også i hvert enkelt tilfelle om dette er en epost jeg må ta vare på enten det er av hensyn til dokumentasjon eller rent juridisk. Dersom jeg må ta vare på den drar jeg den over i en dertil egnet Aktivitet i Connections, som jeg har som en plugin i min Notes-klient. Om det ikke er nødvendig å lagre den så sletter jeg den, enten det er inn- eller utgående epost.
  6. Viktige vedlegg hekter jeg også av og legger i Files i Connections. Der kan jeg redigere dem og ha versjonskontroll. Dessuten kan jeg dele dem videre med andre uten å belaste verken min eller andres postbokser. I Connections Files deler jeg dem også opp i tematiske grupper.
  7. De flaggede epostene har jeg som mål å ha gjort noe med før arbeidsuken er over. Er det oppgaver som tar lengre tid flytter jeg dem over i Aktiviteter.

Hva har dette gjort med min arbeidssituasjon? Jo, den er blitt mye bedre og jeg føler at jeg har mye bedre oversikt og kontroll. Og da jeg avsluttet arbeidsuken sist fredag hadde jeg bare 15 eposter i innboksen min – alle lest, forstått, besluttet og flagget for senere oppfølging.

Nå er det ikke lenger Postman Pat som styrer livet mitt!