Kvitt deg med eposten og få et bedre liv!


GTD workflow. Design: anabubula.com
– Email may kill you!

I juni i år gikk jeg på en smell og ble utbrent på grunn av stress og en ustrukturert arbeidssituasjon. Det endte med et brak og 100 % sykemelding i to måneder, pluss en lang ferie før jeg var tilbake på jobb.

Hvorfor ble det slik? Det er mange grunner til det, men en av dem var en kaotisk arbeidssituasjon der alt foregikk i mailboksen. All dialog foregikk per epost og jeg mistet fullstendig oversikten – og med det en følelse av å ikke mestre jobben min.

Adrenalin
I slike situasjoner utskiller kroppen store mengder adrenalin. For meg ble det dramatisk fordi adrenalin stimulerer insulinproduksjonen slik at den kommer ut av kontroll. Og for meg som diabetiker kan det være direkte livsfarlig. Dessuten påvirkes man psykologisk og man kommer i en situasjon der instinktet velger “fight” eller “flight”. Jeg hadde fightet så lenge, basert på min egen yrkesstolhet og pliktfølelse av å “gjøre rett for seg”. Jeg tilhører den gamle skolen der det å gjøre jobben sin og jobbe beinhardt er en æressak.

Coach
Det var ikke nok å sykemelde seg og fjerne seg fra jobben. Dette var også noe jeg måtte snakke meg ut av. Så jeg valgte å samtale med en coach. Det virket til gagns. Han hjalp meg til å få en bedre forståelse av mitt eget reaksjonsmønster og hva som drev meg til “å stå opp om morran”. Kanskje en av de mest nyttige prosessene jeg har vært igjennom i mitt liv. Å komme ut av denne – og med masse av støtte fra kone, unger og nære kolleger, kom jeg sakte, men sikkert tilbake. Dog ikke til samme jobb etter råd fra lege og coach, men til en jobb som passet min personlighet og mine verdier og holdninger bedre. Det er den jobben jeg har i dag og som jeg stortrives i. Jeg jobber ikke mindre, kanskje tvert i mot, men mye smartere!

Getting Things Done
Samtidig kom min gamle interesse for GTD-prinsippene (Getting Things Done) tilbake. Jeg har i en tidligere karriere jobbet som rådgiver og foredragsholder innen Personlig Effektivitet, der jeg lærte folk hvordan de kunne jobbe smartere, men mindre, og likevel få mer gjort enn tidligere. Denne kunnskapen hadde jeg tydeligvis glemt.

Sletter epost – ulest!
Hva jeg gjorde? Jeg begynte å slette epost! Ulest! Ihvertfall den som ikke var sendt til meg direkte, men hvor jeg var en av veldig mange mottakere. Så kuttet jeg ned på antall replikeringer av eposten hver dag. Nå henter jeg ned epost bare hvert 15. minutt. Det betyr at jeg får fred til å konsentrere meg i minst 15 minutter og får ting gjort. Dessuten sluttet jeg å åpne eposten med en gang om morgenen. Jeg venter til jeg har gjort de oppgavene jeg bestemte meg for å gjøre dagen i forveien.

Så tok jeg i bruk GTD-regelen som dere ser illustrert i bildet ovenfor. Det resulterte at jeg nå kun har 5 eposter i innboksen min når arbeidsdagen er slutt. Dette er epost som er flagget og som det tar mer enn to -2- minutter å behandle. Men de skal være vekk ved arbeidstidens slutt neste dag. Epost jeg trenger å ta vare på fjerner jeg fra innboksen og legger i relevant prosjekt i Connections Activities. Det er i disse teamrommene de hører hjemme. Det er teamrom som jeg deler med kolleger og det er dit jeg går når jeg trenger dem. Ute av syne ute av sinn – det er det ugjorte som stresser deg – ikke det du har gjort.

Empty Box
I disse dager jobber jeg med et foredrag som har arbeidstittelen “The Empty Box Philosophy”. Jeg skal holde det for en gruppe internasjonale medarbeidere i et norsk shippingselskap. Det handler om å jobbe mer effektivt med epostklienten. “Kill Your Email and Get a Better Worklife”. Du må gjerne be meg komme og holde det for dine medarbeidere og kolleger. Det kan være nyttige erfaringer og gode tips å hente.

Det jeg nå vurderer er å gjøre som min spanske kollega i videoen nedenfor. Han har klart seg uten epost i tre år. Eia var jeg der!

Få også med deg dette foredraget om hvordan han gjorde det!

Tagged with: