Kvitt deg med eposten og få et bedre liv!


GTD workflow. Design: anabubula.com
– Email may kill you!

I juni i år gikk jeg på en smell og ble utbrent på grunn av stress og en ustrukturert arbeidssituasjon. Det endte med et brak og 100 % sykemelding i to måneder, pluss en lang ferie før jeg var tilbake på jobb.

Hvorfor ble det slik? Det er mange grunner til det, men en av dem var en kaotisk arbeidssituasjon der alt foregikk i mailboksen. All dialog foregikk per epost og jeg mistet fullstendig oversikten – og med det en følelse av å ikke mestre jobben min.

Adrenalin
I slike situasjoner utskiller kroppen store mengder adrenalin. For meg ble det dramatisk fordi adrenalin stimulerer insulinproduksjonen slik at den kommer ut av kontroll. Og for meg som diabetiker kan det være direkte livsfarlig. Dessuten påvirkes man psykologisk og man kommer i en situasjon der instinktet velger “fight” eller “flight”. Jeg hadde fightet så lenge, basert på min egen yrkesstolhet og pliktfølelse av å “gjøre rett for seg”. Jeg tilhører den gamle skolen der det å gjøre jobben sin og jobbe beinhardt er en æressak.

Coach
Det var ikke nok å sykemelde seg og fjerne seg fra jobben. Dette var også noe jeg måtte snakke meg ut av. Så jeg valgte å samtale med en coach. Det virket til gagns. Han hjalp meg til å få en bedre forståelse av mitt eget reaksjonsmønster og hva som drev meg til “å stå opp om morran”. Kanskje en av de mest nyttige prosessene jeg har vært igjennom i mitt liv. Å komme ut av denne – og med masse av støtte fra kone, unger og nære kolleger, kom jeg sakte, men sikkert tilbake. Dog ikke til samme jobb etter råd fra lege og coach, men til en jobb som passet min personlighet og mine verdier og holdninger bedre. Det er den jobben jeg har i dag og som jeg stortrives i. Jeg jobber ikke mindre, kanskje tvert i mot, men mye smartere!

Getting Things Done
Samtidig kom min gamle interesse for GTD-prinsippene (Getting Things Done) tilbake. Jeg har i en tidligere karriere jobbet som rådgiver og foredragsholder innen Personlig Effektivitet, der jeg lærte folk hvordan de kunne jobbe smartere, men mindre, og likevel få mer gjort enn tidligere. Denne kunnskapen hadde jeg tydeligvis glemt.

Sletter epost – ulest!
Hva jeg gjorde? Jeg begynte å slette epost! Ulest! Ihvertfall den som ikke var sendt til meg direkte, men hvor jeg var en av veldig mange mottakere. Så kuttet jeg ned på antall replikeringer av eposten hver dag. Nå henter jeg ned epost bare hvert 15. minutt. Det betyr at jeg får fred til å konsentrere meg i minst 15 minutter og får ting gjort. Dessuten sluttet jeg å åpne eposten med en gang om morgenen. Jeg venter til jeg har gjort de oppgavene jeg bestemte meg for å gjøre dagen i forveien.

Så tok jeg i bruk GTD-regelen som dere ser illustrert i bildet ovenfor. Det resulterte at jeg nå kun har 5 eposter i innboksen min når arbeidsdagen er slutt. Dette er epost som er flagget og som det tar mer enn to -2- minutter å behandle. Men de skal være vekk ved arbeidstidens slutt neste dag. Epost jeg trenger å ta vare på fjerner jeg fra innboksen og legger i relevant prosjekt i Connections Activities. Det er i disse teamrommene de hører hjemme. Det er teamrom som jeg deler med kolleger og det er dit jeg går når jeg trenger dem. Ute av syne ute av sinn – det er det ugjorte som stresser deg – ikke det du har gjort.

Empty Box
I disse dager jobber jeg med et foredrag som har arbeidstittelen “The Empty Box Philosophy”. Jeg skal holde det for en gruppe internasjonale medarbeidere i et norsk shippingselskap. Det handler om å jobbe mer effektivt med epostklienten. “Kill Your Email and Get a Better Worklife”. Du må gjerne be meg komme og holde det for dine medarbeidere og kolleger. Det kan være nyttige erfaringer og gode tips å hente.

Det jeg nå vurderer er å gjøre som min spanske kollega i videoen nedenfor. Han har klart seg uten epost i tre år. Eia var jeg der!

Få også med deg dette foredraget om hvordan han gjorde det!

2 Comments

  1. Synes også at hvert 15. minutt var veldig ofte…
    Personlig foretrekker jeg, som du vet, epost, fordi det er veldig asynkront, jeg kan motta epost hele tiden, men jeg kan selv velge når jeg vil handle på den. Det som da er viktig er at man har gode rutiner på å ikke sjekke den, personlig sjekker jeg den nesten aldri mere enn ca. 3 ganger om dagen, utifra det prinsippet at det tar meg 30 minutter å treffe “sonen” hvor jeg jobber effektivt, hver gang jeg blir avbrutt. Da sier det seg selv at å sjekke epost hvert 15. min blir for ofte. Prinsippet mitt er at dersom det er viktig, så ringer du, hvis ikke så er det jeg som bestemmer når du får svar.
    Jeg veit, gammaldags 😉

    1. Jeg er enig med deg. Faktisk vurderer jeg å sette epost-replikeringen opp i større intervaller. Det vil gi meg mer konsentrasjon og færre avsporinger i de oppgavene jeg dagen før bestemte meg for å gjennomføre (de flaggede epostene fra dagen før). Men kan kan også gjøre som deg å sjekke epost bare noen få ganger om dagen. Det viktigste er at man ikke kaster seg over nye eposter med en gang man kommer på jobben. Da blir hodet fullt av nye utfordringer som du ikke har fått sovet på (latt underbevisstheten jobbe med). Lar man underbevisstheten jobbe med problemer og utfordringer blir løsningene mer kreative. Det er vitenskapelig bevist at hjernen er mer kreativ når den har et lavere svingningsnivå. I våken tilstand er man på Alpha-nivå, mens man i meditativ tilstand kan oppholde seg på Beta-nivå der f.eks. en tolvåring befinner seg. Og da unngår man alle begrensningene (må, skal, bør) som livet har lært oss. Man får åpnere og bedre løsninger – det blir mer kreativt og smart.

      Jeg har en datter som med stolthet sier hun er en Offliner. For henne betyr det at hun ikke ønsker å være online eller tilgjengelig hele tiden. Hun ønsker å skaffe seg rom i tiden der hun kan konsentrere seg og være med sine egne tanker – fokusert på det som er viktigst for henne – ikke for andre. Det er sjelden hun svarer direkte når jeg ringer henne. Men hun ringer alltid tilbake – når det passer henne.

      I miljøet for “Personal Productivity” er en ny trend i ferd med å vokse frem. Tidligere fremstod man som seriøs, hardt arbeidende og profesjonell om man drev Multitasking. Nå snur dette og det nye fyndordet i disse kretsene er Singletasking. Det viser seg at man får høyere kvalitet på løsningene og de blir raskere ferdig. Det betyr også utrolig mye for den personlige helsen, både fysisk og mentalt. Det finnes mye god lesning om dette på nettet. Og for de som er ukjente med dette kan jeg anbefale mye god litteratur.

      For eksempel kan man begynne med å lese “Getting Things Done”. Du kan laste den ned for en billig penge fra Amazon!

Comments are closed.